Směrnice o zpracování a ochraně osobních údajů a o právech zákonných zástupců

Mateřská škola Praha 10 Horolezecká 912, Praha 10
Účinnost od: 1. 9. 2026
Zpracovala: ředitelka mateřské školy
Schválila: ředitelka mateřské školy

Čl. 1 – Účel směrnice

1. Tato směrnice stanovuje pravidla pro zpracování, ochranu, zabezpečení a uchovávání osobních údajů dětí, jejich zákonných zástupců, zaměstnanců a dalších osob, se kterými Mateřská škola Praha 10 Horolezecká 912, Praha 10 (dále jen „mateřská škola“) přichází do styku.
2. Směrnice upravuje zejména:

• zásady zpracování osobních údajů,
• účely a právní důvody zpracování osobních údajů,
• povinnosti zaměstnanců mateřské školy,
• pravidla pro poskytování osobních údajů třetím osobám,
• zabezpečení osobních údajů,
• pořizování a zveřejňování fotografií a audiovizuálních záznamů,
• práva zákonných zástupců a dalších subjektů údajů,
• postup při porušení zabezpečení osobních údajů.

3. Mateřská škola při zpracování osobních údajů postupuje zejména podle:

• Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR),
• zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů,
• školského zákona a souvisejících právních předpisů,
• dalších právních předpisů, které upravují činnost mateřské školy.

GDPR představuje základní právní rámec ochrany osobních údajů a v českém právním prostředí je doplněno zejména zákonem č. 110/2019 Sb.

Čl. 2 – Správce osobních údajů

1. Správcem osobních údajů je:

Mateřská škola Praha 10 Horolezecká 912, Praha 10
IČO: 629 305 91

e-mail: reditelka@mshorolezecka.cz
telefon: 274 862 173

2. Za správné nastavení systému ochrany osobních údajů odpovídá ředitelka mateřské školy.
3. Mateřská škola může pro plnění některých činností využívat externí zpracovatele osobních údajů, například poskytovatele informačních systémů, účetních služeb, IT služeb nebo elektronických komunikačních systémů.
4. Se zpracovateli osobních údajů musí být uzavřena příslušná smlouva nebo musí jejich postavení vyplývat z právního předpisu. Zpracovatel smí osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu a za podmínek stanovených správcem a právními předpisy.

Čl. 3 – Základní zásady ochrany osobních údajů

Mateřská škola při zpracování osobních údajů dodržuje zejména tyto zásady:

a) osobní údaje jsou zpracovávány zákonným, spravedlivým a transparentním způsobem,

b) osobní údaje jsou získávány pouze pro konkrétní, výslovně vymezené a legitimní účely,

c) zpracovávány jsou pouze údaje, které jsou pro daný účel nezbytné,

d) osobní údaje musí být přesné a podle potřeby aktualizované,

e) osobní údaje nejsou uchovávány déle, než je nezbytné, případně po dobu stanovenou právními předpisy a spisovým a skartačním řádem,

f) osobní údaje jsou chráněny před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, poškozením nebo neoprávněným zveřejněním.

Čl. 4 – Osobní údaje zpracovávané mateřskou školou

Mateřská škola může v nezbytném rozsahu zpracovávat zejména:

1. Údaje o dítěti

• jméno a příjmení,
• datum narození,
• místo narození,
• adresa bydliště,
• údaje potřebné pro vedení školní matriky,
• údaje související se vzděláváním,
• údaje potřebné pro zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví dítěte,
• údaje o zdravotním stavu pouze v rozsahu nezbytném pro zajištění bezpečnosti a poskytování vzdělávání a podle příslušných právních předpisů,
• další údaje, jejichž zpracování vyžaduje právní předpis.

2. Údaje o zákonných zástupcích

• jméno a příjmení,
• adresa,
• kontaktní telefon,
• e-mail,
• údaje nezbytné pro komunikaci s mateřskou školou,
• údaje nezbytné pro výkon práv a povinností zákonného zástupce.

3. Údaje o osobách pověřených vyzvedáváním dítěte

Mateřská škola může zpracovávat jméno a další nezbytné identifikační údaje osoby, kterou zákonný zástupce písemně pověřil k vyzvedávání dítěte.

Pro toto zpracování se samostatný souhlas se zpracováním osobních údajů nevyžaduje, pokud zpracování vyplývá z právního základu a je nezbytné pro bezpečné předání dítěte. ÚOOÚ výslovně uvádí, že ani u pověřených osob není správné automaticky požadovat souhlas se zpracováním osobních údajů.

Čl. 5 – Právní důvody zpracování osobních údajů

1. Mateřská škola zpracovává osobní údaje pouze tehdy, pokud pro to existuje právní důvod.
2. V prostředí mateřské školy se jedná zejména o:

• plnění právní povinnosti mateřské školy,
• plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu,
• výkon veřejné moci, pokud je příslušný právní předpis svěřuje mateřské škole,
• plnění smlouvy nebo opatření přijatých před uzavřením smlouvy,
• ochranu životně důležitých zájmů v nezbytných případech,
• oprávněný zájem, pokud jsou splněny podmínky GDPR,
• souhlas subjektu údajů tam, kde není možné použít jiný právní titul.

3. Souhlas zákonného zástupce není vyžadován pro každé zpracování osobních údajů dítěte.
4. Pokud právní předpis ukládá mateřské škole povinnost určité údaje zpracovávat, nelze toto zpracování nahrazovat souhlasem rodiče.

ÚOOÚ upozorňuje na nesprávnou praxi nadbytečného vyžadování souhlasů ve školství. Běžné činnosti školy, například vedení školské evidence, mohou být založeny přímo na právních povinnostech nebo veřejném zájmu.

Čl. 6 – Souhlas se zpracováním osobních údajů

1. Pokud je právním základem zpracování souhlas, musí být souhlas:

• svobodný,
• konkrétní,
• informovaný,
• jednoznačný.

2. Souhlas musí být oddělen od jiných dokumentů a nesmí být automaticky součástí přihlášky dítěte nebo jiného dokumentu, pokud pro dané zpracování není nutný.
3. Zákonný zástupce může udělený souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
4. Odvolání souhlasu nesmí být pro zákonného zástupce obtížnější než jeho udělení.

Čl. 7 – Fotografie, video a zveřejňování podobizen dětí

1. Při pořizování a používání fotografií a audiovizuálních záznamů mateřská škola posuzuje zejména účel, způsob použití a místo zveřejnění.
2. U běžných reportážních fotografií ze školních akcí se vedle ochrany osobních údajů uplatňují také pravidla občanského zákoníku týkající se ochrany podobizny a soukromí.
3. Pokud mateřská škola zamýšlí zveřejňovat fotografie konkrétních dětí na webových stránkách, sociálních sítích nebo jiným způsobem, při kterém je dítě jednoznačně identifikovatelné, posoudí vždy právní titul a případnou potřebu souhlasu zákonného zástupce.
4. Zveřejňování fotografií dětí na sociálních sítích vyžaduje zvýšenou opatrnost vzhledem k dalšímu zpracování a možnosti sledování či profilování osob. ÚOOÚ u tohoto typu zveřejnění doporučuje souhlas zákonného zástupce tam, kde je právním titulem souhlas.
5. Fotografie a záznamy nesmí být použity k jinému účelu, než pro který byly pořízeny, pokud pro nový účel neexistuje odpovídající právní titul.

Čl. 8 – Přístup zaměstnanců k osobním údajům

1. Zaměstnanec mateřské školy smí přistupovat pouze k osobním údajům, které potřebuje pro plnění svých pracovních povinností.
2. Zaměstnanci jsou povinni:

• zachovávat mlčenlivost,
• chránit osobní údaje před neoprávněnými osobami,
• neponechávat dokumenty s osobními údaji volně přístupné,
• nesdělovat informace o dětech a jejich rodinách neoprávněným osobám,
• nepředávat osobní údaje prostřednictvím nezabezpečených kanálů, pokud je možné použít bezpečnější způsob,
• chránit přístupová hesla,
• nepoužívat osobní údaje dětí pro soukromé účely.

3. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního poměru.

Čl. 9 – Poskytování osobních údajů třetím osobám

1. Osobní údaje mohou být poskytnuty třetím osobám pouze v případě, že k tomu existuje právní důvod.
2. Osobní údaje mohou být poskytovány zejména:

• orgánům veřejné moci,
• zřizovateli,
• orgánům sociálně-právní ochrany dětí,
• zdravotnickým zařízením v zákonem stanovených případech,
• České školní inspekci,
• Policii České republiky a dalším orgánům, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• smluvním zpracovatelům osobních údajů.

3. Před poskytnutím osobních údajů je zaměstnanec povinen ověřit oprávněnost požadavku. Pokud má pochybnosti, požadavek předá ředitelce mateřské školy.

Čl. 10 – Práva zákonných zástupců

Zákonný zástupce má v rozsahu stanoveném GDPR zejména právo:

a) na informace

Zákonný zástupce má právo získat informace o tom, jaké osobní údaje mateřská škola zpracovává, za jakým účelem, na jakém právním základě, po jakou dobu a komu mohou být údaje poskytovány.

b) na přístup k osobním údajům

Zákonný zástupce může požádat o potvrzení, zda mateřská škola jeho osobní údaje nebo osobní údaje dítěte zpracovává, a za podmínek GDPR získat přístup k těmto údajům.

c) na opravu

Pokud jsou osobní údaje nepřesné nebo neúplné, může zákonný zástupce požádat o jejich opravu nebo doplnění.

d) na výmaz

Za podmínek stanovených GDPR může zákonný zástupce požádat o výmaz osobních údajů.

Toto právo však nelze uplatnit, pokud má mateřská škola povinnost osobní údaje dále uchovávat podle právních předpisů.

e) na omezení zpracování

Za podmínek stanovených GDPR může zákonný zástupce požádat o omezení zpracování osobních údajů.

f) na přenositelnost údajů

V případech, kdy jsou splněny podmínky GDPR, může subjekt údajů požádat o přenositelnost osobních údajů.

g) vznést námitku

V případech stanovených GDPR může zákonný zástupce vznést námitku proti zpracování osobních údajů.

h) odvolat souhlas

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, může zákonný zástupce svůj souhlas kdykoliv odvolat.

Čl. 11 – Vyřízení žádosti zákonného zástupce

1. Žádost o uplatnění práv podle GDPR může zákonný zástupce podat:

• písemně,
• prostřednictvím datové schránky,
• e-mailem,
• osobně v mateřské škole.

2. Mateřská škola může v případě důvodných pochybností požadovat ověření totožnosti žadatele.
3. Mateřská škola žádost vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené GDPR.
4. Standardní lhůta pro vyřízení žádosti je jeden měsíc od jejího obdržení. Ve složitých případech lze lhůtu za podmínek GDPR prodloužit, nejvýše však o další dva měsíce. O prodloužení musí být žadatel informován.
5. Informace a úkony podle GDPR jsou zpravidla poskytovány bezplatně.

Čl. 12 – Zabezpečení osobních údajů

1. Dokumenty obsahující osobní údaje musí být zabezpečeny před přístupem neoprávněných osob.
2. Listinné dokumenty se uchovávají zejména:

• v uzamykatelných skříních,
• v uzamykatelných kancelářích,
• v prostorách s omezeným přístupem.

3. Elektronická data musí být chráněna zejména:

• přístupovými hesly,
• uživatelskými oprávněními,
• aktualizovaným softwarem,
• antivirovou ochranou,
• zabezpečeným zálohováním.

4. Zaměstnanci nesmějí sdílet svá přístupová hesla s jinými osobami.
5. Dokumenty s osobními údaji nesmějí být ponechány volně na stolech, v chodbách, šatnách nebo jiných veřejně přístupných místech.

Čl. 13 – Elektronická komunikace

1. Při elektronické komunikaci zaměstnanci dbají na to, aby osobní údaje nebyly zpřístupněny neoprávněným osobám.
2. Při zasílání dokumentů obsahujících osobní údaje e-mailem zaměstnanec vždy ověří správnost adresáta.
3. Citlivé nebo rozsáhlé soubory obsahující osobní údaje se předávají pouze prostřednictvím odpovídajících zabezpečených prostředků.
4. Zaměstnanci nesmějí používat osobní e-mailové účty pro ukládání nebo dlouhodobé zpracování dokumentace mateřské školy, pokud k tomu nemají výslovné oprávnění.

Čl. 14 – Předávání dítěte jiné osobě

1. Dítě může být z mateřské školy předáno zákonnému zástupci nebo jiné osobě písemně pověřené zákonným zástupcem.
2. Mateřská škola eviduje pouze údaje nezbytné pro bezpečné předání dítěte.
3. Pověřená osoba nemusí mateřské škole poskytovat samostatný souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je zpracování jejích údajů nezbytné pro splnění tohoto účelu a má odpovídající právní základ.

Čl. 15 – Porušení zabezpečení osobních údajů

1. Každý zaměstnanec je povinen bezodkladně oznámit ředitelce mateřské školy jakékoliv podezření na:

• ztrátu dokumentů,
• odcizení zařízení,
• neoprávněný přístup k osobním údajům,
• odeslání osobních údajů nesprávnému adresátovi,
• zveřejnění osobních údajů neoprávněnou osobou,
• únik osobních údajů,
• jiné porušení zabezpečení osobních údajů.

2. Ředitelka posoudí závažnost incidentu a přijme potřebná opatření.
3. Pokud porušení zabezpečení představuje riziko pro práva a svobody fyzických osob, postupuje mateřská škola podle GDPR a podle interních pravidel pro řešení bezpečnostních incidentů.

Čl. 16 – Uchovávání a likvidace osobních údajů

1. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou pro daný účel nebo po dobu stanovenou právními předpisy.
2. Při uchovávání dokumentace mateřská škola postupuje podle svého spisového a skartačního řádu.
3. Dokumenty obsahující osobní údaje, které již není nutné uchovávat, musí být bezpečně zlikvidovány.
4. Listinné dokumenty se likvidují způsobem, který znemožní jejich následné přečtení nebo obnovení.

Čl. 17 – Informování zákonných zástupců

1. Mateřská škola poskytuje zákonným zástupcům informace o zpracování jejich osobních údajů a osobních údajů jejich dětí srozumitelným způsobem.
2. Základní informace mohou být zveřejněny:

• na webových stránkách mateřské školy,
• v informačních dokumentech při přijetí dítěte,
• na nástěnce mateřské školy,
• prostřednictvím elektronického informačního systému školy.

3. Zákonný zástupce má právo požádat o podrobnější informace o konkrétním zpracování osobních údajů.

Čl. 18 – Odpovědnost zaměstnanců

1. Každý zaměstnanec mateřské školy odpovídá za dodržování pravidel ochrany osobních údajů v rozsahu svých pracovních povinností.
2. Zaměstnanci jsou povinni zachovávat mlčenlivost o skutečnostech týkajících se dětí, jejich rodin a dalších osob, se kterými se seznámí při výkonu práce.
3. Zaměstnanci jsou povinni účastnit se školení nebo poučení o ochraně osobních údajů, pokud jej mateřská škola organizuje.
4. Porušení povinností zaměstnance v oblasti ochrany osobních údajů může být posuzováno jako porušení pracovních povinností.

Čl. 19 – Stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů

1. Pokud se zákonný zástupce domnívá, že mateřská škola zpracovává osobní údaje v rozporu s právními předpisy, může nejprve požádat mateřskou školu o vysvětlení nebo nápravu.
2. Tím není dotčeno právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
3. Kontaktní údaje Úřadu pro ochranu osobních údajů jsou dostupné na jeho oficiálních webových stránkách.

Čl. 21 – Závěrečná ustanovení

1. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance mateřské školy.
2. Zaměstnanci musí být s touto směrnicí prokazatelně seznámeni.
3. Za kontrolu dodržování této směrnice odpovídá ředitelka mateřské školy.
4. Tato směrnice nabývá účinnosti dne 1. 9. 2026.
5. Směrnice se pravidelně přezkoumává a podle potřeby aktualizuje zejména při změně právních předpisů nebo způsobu zpracování osobních údajů v mateřské škole.

V Praze dne 31. 8. 2026

ředitelka mateřské školy